A forma "Facile" de transformar o Trabalho Híbrido

Já pensou em como o trabalho híbrido tem transformado a nossa forma de trabalhar e de nos conectarmos? Recentemente, um amigo que gere uma equipa partilhou comigo as dificuldades que enfrenta para a manter a coesão, num regime de trabalho que se vai tornando cada vez mais flexível. Foi aí que refleti sobre como o Facile está a desempenhar um papel crucial neste âmbito, não só pela capacidade de se adaptar à flexibilidade imposta pelo trabalho híbrido, mas também de revolucionar a forma como nos organizamos neste regime de trabalho. Neste artigo, exploramos algumas funcionalidades do Facile e mostramos como esta aplicação pode ajudar a sua equipa a prosperar no trabalho híbrido.

O Futuro do Trabalho Híbrido

O trabalho híbrido é uma tendência que está para ficar. Prevê-se que até final de 2025 os espaços de trabalho continuem a manter a tendência de ajuste às necessidades das empresas e dos colaboradores:

Espaços de Trabalho mais Flexíveis: Os escritórios continuarão a ser desenhados para uma maior flexibilidade de utilização, permitindo combinar trabalho presencial e remoto;
Colaboração como Prioridade: Num mundo que valoriza a flexibilidade, a colaboração é essencial para unir as equipas. É importante promover um ambiente seguro onde os colaboradores se sintam encorajados a partilhar ideias.

Cultura de Confiança: A confiança entre empregadores e colaboradores será fundamental para a implementação de regimes de trabalho híbridos de sucesso (PwC CEO Survey 2024 Portugal);
Engajamento e Colaboração dos Colaboradores: Permitir aos colaboradores escolher como e quando trabalham, aumenta a sua motivação e produtividade.

O que é o Facile?

O Facile é mais do que uma simples ferramenta de reservas; é uma solução integrada, criada especificamente para as novas realidades do trabalho híbrido. A sua maior vantagem reside no facto de utilizar IA para planear de forma totalmente automática a ocupação do espaço de trabalho pelos colaboradores e equipas que o requisitem, minimizando os conflitos espaciais em ambientes de trabalho partilhados e maximizando a ocupação óptima do escritório. Num mundo em constante mudança, onde o trabalho flexível se tornou o novo padrão, o Facile surge como uma resposta “fácil” e eficaz. Estudos comprovam que ambientes de trabalho flexíveis aumentam a produtividade e a satisfação dos colaboradores (OECD Employment Outlook 2024).

Uma Visão Geral da Aplicação

O Facile foi desenvolvido para simplificar a ligação entre equipas e espaços de trabalho, de forma intuitiva. Destaca-se pela sua interface amigável e funcionalidades versáteis, que se adaptam às diferentes necessidades de cada organização. A aplicação serve como um guia “fácil” para facilitar as interacções entre colaboradores e ambientes de trabalho. O Facile disponibiliza, entre muitas outras, as seguintes funcionalidades chave:

Disponibilização e bloqueio de postos de trabalho, zonas, pisos e edifícios, por utilizador, por equipa e por departamento;
Reserva de postos de trabalho, lugares de estacionamento, refeições, etc, pelos seus utilizadores;
Reserva de ‘team days’, funcionalidade em que os gestores de equipas convocam os seus colaboradores para estarem presentes no escritório;
Funcionalidade ‘meet now’, que detecta salas de reunião livres para reuniões espontâneas através da integração com Office 365;
Funcionalidade ‘onde está a minha equipa’, em que os utilizadores conseguem ver em que edifício, piso e lugar estão sentados os seus colegas de equipa, para que possam reservar um lugar adjacente.

Como Conecta Equipas e Espaços de Trabalho

Imagine uma aplicação que permite à sua equipa visualizar quem está presente e que espaços estão disponíveis, e reservar um posto de trabalho numa das zonas que lhe são disponibilizadas, promovendo uma colaboração mais eficaz. Esta é a forma "Facile" de manter os departamentos e equipas de projecto conectados, independentemente do lugar onde habitualmente trabalham. A sua utilização permite:

Facilitar a comunicação entre os membros da equipa;
Que todos saibam onde cada um está, aumentando a transparência e facilitando a comunicação e os projectos desenvolvidos em comum;
Promover a optimização do espaço, ajudando na sua organização e distribuição por todos os utilizadores que dele necessitam.

Benefícios específicos do trabalho híbrido

O que torna o Facile tão especial no âmbito da gestão do trabalho híbrido? Alguns dos seus maiores benefícios são:

Aumento da produtividade: As equipas conseguem organizar melhor os seus dias de trabalho em comum;
Flexibilidade: O Facile adapta-se facilmente a mudanças nas necessidades de trabalho, tanto dos colaboradores como da organização;
Economia: Ajuda a identificar e eliminar espaços sobre e subutilizados, disponibilizando informação em tempo real e em formato histórico, que permite a tomada de decisões estratégicas relacionadas com a gestão de custos.

Comparação com Outras Ferramentas de Reserva de Postos de Trabalho

Quando comparado com outras ferramentas, torna-se evidente que a abrangência do Facile é mais ampla. Enquanto que outras plataformas se focam apenas na reserva de postos de trabalho, o Facile abrange a dinâmica de todas as equipas ao longo de um período de tempo configurado pelo gestor da aplicação, bem como a sua relação com os respectivos ambientes de trabalho. Ao mesmo tempo, oferece uma visão completa da utilização do espaço pelas equipas e promove a sua interacção e envolvimento.

Estas características fazem do Facile uma escolha superior.

Adaptação às Necessidades de Trabalho em Constante Mudança

Focar-se nas tendências emergentes e implementar soluções tecnológicas adaptáveis são medidas essenciais para o futuro do trabalho híbrido. Coordenar as necessidades dos colaboradores, os desafios da organização e os constrangimentos da infra-estrutura física, faz da utilização da flexibilidade um factor-chave de sucesso. O Facile incorpora a flexibilidade na gestão das regras de trabalho híbrido e nas de ocupação do escritório, facilitando a adaptação à mudança.

A Importância da Tecnologia na Adaptação e Optimização dos Espaços de Trabalho

A tecnologia é a base para uma adaptação bem-sucedida ao “novo normal”. O Facile torna a gestão de espaços e a comunicação da equipa mais “fáceis” e eficazes. A facilidade na utilização dos espaços de trabalho tem um impacto directo no rendimento dos colaboradores e na produtividade das equipas.

Utilizar métricas é essencial para tomar decisões informadas. O Facile permite a recolha da informação relacionada com a utilização do espaço, que pode ser usada posteriormente na sua optimização, criando, modificando ou eliminando tipologias de postos de trabalho. Entre muitas outras funcionalidades de reporting, o Facile permite:

Identificar Espaços Subutilizados: Estudos indicam que cerca de 30% dos espaços são subutilizados. O Facile oferece ferramentas para melhorar a eficiência e reduzir custos (Gartner Digital Workplace Report);
Insights Accionáveis com o Facile: Através de dados sobre a utilização dos espaços, é possível ajustar e personalizar o ambiente de trabalho de forma informada.

Ao mesmo tempo, e devido à informação que gere e recolhe, o Facile permite monitorizar tendências, receber feedback dos colaboradores e implementar soluções escaláveis, á medida da estratégia de cada organização.

Conclusão

O Facile é a solução ideal para gerir ambientes de trabalho híbridos de forma eficaz, promovendo a colaboração e a eficiência, gerindo a flexibilidade e disponibilizando informação fundamental para a tomada de decisões. Com funcionalidades únicas e insights valiosos, esta ferramenta é essencial para quem procura facilitar o trabalho em equipa e preparar-se para o futuro do trabalho.

Está pronto para adoptar uma nova forma “Facile” de trabalhar e prosperar nesta nova realidade?

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