Insights of our Portuguese colleagues on ‘Making hybrid working work’

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"The search for equilibrium in hybrid working continues, with many organisations not just navigating its challenges but also striving to reap its rewards". In this article our Portuguese colleagues share their insights on how to make hybrid work successful.
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Paradoxo Híbrido e o Equilibrio Dinâmico

O conceito de "Equilíbrio Dinâmico" descreve o ponto ideal entre a autonomia dos colaboradores e a proximidade física, onde a produtividade e a coesão organizacional estão otimizadas. No entanto, este ponto de equilíbrio é um alvo em constante movimento. As circunstâncias mudam constantemente, e as organizações precisam de ajustar as suas políticas de forma proativa para se conseguirem manter neste ponto de equilíbrio ao longo do tempo.

Gerir o Equilíbrio Dinâmico

O estado de Equilíbrio Dinâmico requer que as organizações tenham de se adaptar continuamente, de forma a conseguir manter alinhados os seus objetivos com as necessidades das partes interessadas, neste caso, as dos seus colaboradores. Para tal, é essencial que as organizações implementem dois tipos de mecanismos: monitorização da proximidade e avaliação da autonomia. Adicionalmente, existem oportunidades de melhoria para a grande maioria dos regimes de trabalho flexível em vigor, que permitem que este equilíbrio pode ser alcançado, se considerarmos os seguintes pontos:

  1. Organização Proactiva da Presença Em vez de um planeamento rígido do topo para a base, as empresas devem incentivar uma organização flexível e colaborativa de presenças no escritório, focando-se em momentos estratégicos de interação presencial das equipas para reforçar a coesão e a colaboração. O sucesso de um ambiente híbrido depende da capacidade dos colaboradores de se autogerirem dentro de valores e princípios partilhados. É importante que as organizações portuguesas promovam uma cultura de confiança, em que a responsabilidade e o compromisso são mutuamente acordados.

  2. Substituição de Regras Básicas por Princípios Orientadores As regras básicas do tipo ‘3 dias no escritório + 2 em casa’ não têm capacidade de acomodar as necessidades de todos os colaboradores, nem de todas as equipas, nem das próprias organizações, porque os requisitos de todos se vão alterando ao longo do tempo. São regras fáceis de compreender, de implementar e de impor, e por isso comuns. Mas em última instância podem prejudicar tanto uns como outros. Mais difícil, mas mais eficaz, é estabelecer um conjunto de princípios orientadores que cumpram o mesmo propósito: para além do número de dias fixo em que se exige a presença no escritório, existem dias de equipa, eventos específicos, períodos específicos do mês ou do ano em que se requer mais interação pessoal ou entre equipas, projetos específicos, e todos eles beneficiam da presença física de colaboradores e da interação entre estes.

  3. Definição de Limites Claros para a Autonomia A autonomia é benéfica, mas é necessário estabelecer limites claros que alinhem a flexibilidade dos colaboradores com os objetivos da organização. As equipas devem poder organizar o seu trabalho, mas dentro de parâmetros que garantam que os objetivos estratégicos são atingidos. Nesse sentido, os princípios orientadores de um regime de trabalho flexível devem explicitar de forma clara os limites existentes aplicáveis, mas mais importante, os casos em que a necessidade da organização prevalece sobre a autonomia do colaborador.

  4. Capacitação dos Líderes de Equipa As organizações atravessam, de uma forma geral, um momento de tendência para uma maior horizontalidade nas suas hierarquias internas. Ao mesmo tempo, os team leaders, que se situam hierarquicamente entre os colaboradores individuais e o middle management, são quem tem a melhor visão da dinâmica das equipas, encontrando-se numa posição chave para fazer a ponte entre os interesses individuais e coletivos. Os líderes de equipa desempenham por isso um papel crucial na gestão do trabalho híbrido, garantindo que as equipas permanecem coesas e produtivas. Capacitar os líderes de equipa para a organização da presença no escritório é uma medida essencial para a gestão do equilíbrio dinâmico.

  5. Fornecimento de Ferramentas Adequadas As empresas devem fornecer as ferramentas tecnológicas e de gestão adequadas para que os líderes de equipa e direções possam gerir eficazmente as suas equipas e a presença no escritório, assim como aos colaboradores para que possam gerir a sua autonomia, promovendo uma colaboração eficaz tanto a nível presencial como remoto.

  6. Implementação de Mecanismos de Avaliação de Satisfação dos Colaboradores É importante monitorizar de forma contínua a satisfação dos colaboradores, tanto quanto à tipologia de regime flexível em que se enquadram, como também às condições de trabalho que lhes são disponibilizadas no espaço do escritório. Guiar-se apenas pela percentagem de utilização do espaço físico ao longo de um período específico é uma forma fácil, mas incompleta, de extrair conclusões quanto à eficácia do regime de trabalho flexível e à produtividade dos colaboradores.

  7. Gestão da Informação A gestão do equilíbrio dinâmico e dos fatores de proximidade e de autonomia deve assentar em informação fidedigna, significativa e constantemente atualizada. Esta informação é disponibilizada pelas ferramentas de gestão das equipas disponibilizadas pela organização. Na posse desta informação, as empresas estão em condições de avaliar o sucesso da implementação das políticas de trabalho híbrido e tomar decisões estratégicas em harmonia com os seus objetivos.

  8. Flexibilidade do Espaço Físico Por último, mas não menos importante, as organizações têm de prevenir possíveis alterações nos seus espaços de trabalho, consoante se produzam alterações nos regimes de trabalho híbrido. Incrementar o regime existente com mais um dia de trabalho no escritório, por exemplo, terá fortes implicações na ocupação do espaço de trabalho, que tem de estar preparado para as absorver.

Conclusão: O Futuro do Trabalho Híbrido em Portugal

O trabalho híbrido, quando gerido de forma eficaz, representa uma oportunidade única para as empresas aumentarem a produtividade e reduzirem custos, enquanto oferecem maior flexibilidade aos seus colaboradores. No entanto, este modelo, quando implementado de forma simplista, apresenta desafios significativos, particularmente no que diz respeito à manutenção de uma cultura organizacional forte e coesa.

As oportunidades e desafios deste modelo devem ser permanentemente geridos com base em informação fidedigna e atualizada; as organizações têm de implementar mecanismos que lhes permitam saber em qualquer tempo onde se encontra o ponto de equilíbrio entre os seus interesses de proximidade e os de autonomia dos colaboradores.

As empresas que conseguirem gerir eficazmente o "Equilíbrio Dinâmico" serão aquelas que melhor conseguirão adaptar-se e prosperar nesta nova era do trabalho. A capacidade de implementar ferramentas que permitam definir de forma permanente o equilíbrio certo entre a autonomia e o controlo será cada vez mais uma competência essencial para as organizações em Portugal.

Está também a enfrentar estes desafios, ou já encontrou uma solução inteligente para os resolver? Informe-me escrevendo para: miguel.silva@procosgroup.com

Adaptado do artigo: “Making hybrid working work” de Richard Stoop - PROCOS Group

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